Behörden

PROJEKTBESCHREIBUNG

Die Digitale Archivierung im Ordnungsamt und der KFZ-Zulassungsstelle

der Stadt Leipzig unter MFDWin®


Auch in der Organisation des Belegablaufes herrscht nun Ordnung im Amt.

Die Stadt Leipzig beauftragte Schneider mit der Analyse, Konzeption und Durchführung eines elektronischen Belegarchives für die Einwohnermelde- und Gewerbebehörde. SCHNEIDER lieferte dabei neben dem Consulting auch die gesamte Soft- und Hardware.

Das Konzept umfaßt die digitale Archivierung von mehreren Millionen Belege des Altbestandes sowie der künftig im laufenden Betrieb anfallenden Dokumente.

Die Digitalisierung der Altbelege wird durch einen Dienstleister in Leipzig durchgeführt, der die gescannten Belege nach den Vorgaben von SCHNEIDER auf CD speichert und an die Stadt Leipzig liefert. Der Zugriff auf Belege durch Mitarbeiter der Stadt Leipzig ist auch dann gewährleistet, wenn diese bereits vom Dienstleister zum Scannen abgeholt aber noch nicht digitalisiert auf CD-ROM zurückgeliefert wurden.

Die Dokumente des laufenden Betriebes werden von Mitarbeitern des Ordnungsamtes vor Ort gescannt und indiziert.

Um eine optimale Vollständigkeit der Belege zu garantieren, erfolgt der permanente Abgleich der Archivdatenbank mit den Daten im HOST des Amtes (IBM /370 Host). Mit diesem Abgleichverfahren werden Erfassungs- und Ablagefehler sicher erkannt.

Wurden die mehreren Mio Belege zunächst auf insgesamt 600 CDs in 4 Jukeboxen vorgehalten, erfolgt nun der Zugriff auf die digitalisierten Belege über entsprechend dimensionierte Festplatten (RAID-System) des Archivservers. Die erstellten CD-ROMS dienen nun als (weiteres) Backup, um auch den gesetzlichen Vorschriften zur digitalen Archivierung in vollem Umfang gerecht zu werden.

Für die mehr als 60 Benutzer wurde durch die Einführung des digitalen Archivsystems eine qualitative Verbesserung Ihres Arbeitsalltags erreicht, in dem der Zugriff auf archivierte Belege durch die Reduktion von Wege und Suchzeiten sowie die Verlagerung des Bilddatenbestandes auf ein schnelleres Medium erheblich beschleunigt wurde.

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit MFDWin® hat sich die Stadt Leipzig dazu entschlossen, das Archivierungskonzept auf die zu archivierenden Dokumente in der KFZ-Zulassungsstelle zu erweitern. Auch hier führt SCHNEIDER das gesamte Projektmanagement, inklusive Soft- und Hardwareintegration, durch.

Besonderes Augenmerk wird hier auf die Unterscheidung von laufenden und geschlossenen Akten der KFZ-Zulassung gelegt. Um hier die korrekte automatische Indizierung der durch Mitarbeiter in der Zulassungsstelle gescannten Belege über einen Datenabgleich mit dem HOST der Zulassungsstelle zu erreichen, wurde die Verfahrensweise zur Behandlung von offenen bzw. geschlossenen Akten vom Zulassungsverfahren der KDVZ Hellweg-Sauerland auf das Archivsystem abgebildet.

Durch die harmonische Integration des Dokument-Management-Systems in den täglichen Arbeitsablauf der Zulassungsstelle und die Einbindung des bereits eingesetzten Zulassungsverfahrens, wird hier eine hohe Akzeptanz durch die Benutzer erreicht, die sich in der Homogenität des Archivsystems widerspiegelt.

Diese Projektbeschreibung liegt hier im PDF-Format vor.

 

PROJEKTBESCHREIBUNG

KFZ-Zulassungsstelle der Stadt Wolfsburg


Eine Kfz-Zulassungsstelle, wie die der Stadt Wolfsburg, mit einem hohen Belegaufkommen, nicht zuletzt durch das hier angesiedelte VW-Werk, zeigt sich bürgernah durch die Modernisierung ihres Verwaltungsprozesses. Besonderes Augenmerk wurde hierbei auf die rationelle und sichere Belegarchivierung gelegt. Dies führte zu dem Schluß, eine elektronische Archivierung zur Verwaltung großer Datenmengen einzusetzen mit den Zielen, schnellen Zugriff und hohe Verfügbarkeit auf die elektronisch archivierten Belege und eine Reduktion der Archivierungskosten durch Einsparung von Sachmittel- und Raumkosten zu erlangen.

Durch den Einsatz der von SCHNEIDER Mikrocomputertechnik GmbH gelieferten Archiv-Software MFDWin®, die jedem Mitarbeiter der Kfz-Zulassungsstelle Zugriff auf das optische Archiv und damit auf den gesamten archivierten Belegumfang direkt an seinem Arbeitsplatz ermöglicht, werden kürzere Zugriffszeiten auf mehrere Millionen Belege erreicht. Die hierdurch freigesetzten Arbeitskraft-Ressourcen, die bisher durch Wegezeiten und die manuelle Suche in einem platzaufwendigen Papierarchiv gebunden waren, können jetzt sinnvoll und effektiv in einen bürgerfreundlichen Verwaltungsablauf mit Dienstleistungscharakter investiert werden.

Mit Hilfe von MFDWin® werden Belege aufgrund der individuell definierten Suchbegriffe wiedergefunden und auf dem Bildschirm angezeigt. Die Daten der Suchbegriffe für das Archivsystem bei der Kfz-Zulassungsstelle Wolfsburg werden nicht manuell erfaßt, sondern, um den Arbeitsaufwand beim Archivieren der Belege möglichst gering zu halten, aus dem bereits eingesetzten HOST-Rechner ausgelesen und in die Archiv-Datenbank importiert. So werden die jeweiligen Suchbegriffe, wie z.B. Kfz-Kennzeichen oder Fahrzeughalter nur einmal und zwar bei der An- bzw. Ummeldung des Fahrzeuges manuell im HOST-Rechner erfaßt.

Begonnen wurde das Projekt mit der Digitalisierung des Altbestandes an Belegen aus den Vorjahren durch den Dienstleister BOG in Hannover und der gleichzeitigen Archivierung des aktuellen Belegaufkommens durch Mitarbeiter der Kfz-Zulassungsstelle.

Der externe Dienstleister scannte die Belege des bisher aufgetretenen Dienstbetriebs und speichert sie in digitaler Form auf CD-Roms, die im Rechenzentrum der Stadt Wolfsburg in einer 150 CDs fassenden Jukebox vorgehalten werden. Auf die Jukebox greift jeder Mitarbeiter der Kfz-Zulassungsstelle bei der Suche nach archivierten Belegen automatisch zu und innerhalb weniger Sekunden wird der gefundene Beleg an seinem Arbeitsplatz angezeigt. Mit einem Knopfdruck kann der Beleg auch ausgedruckt werden.

Der aktuell zu archivierende Belegbestand wird vor Ort, direkt nach Beendigung des Verwaltungsaktes, von einem Mitarbeiter des Kfz-Zulassungsstelle gescannt und nach der Eingabe des Kfz-Kennzeichens in die Datenbank des Archivsystems übernommen. MFDWin® führt die Daten aufgrund des identischen Kfz-Kennzeichens aus dem HOST-Rechner und der Scan-Daten in der Datenbank zusammen. Der Archivierungsprozeß ist damit abgeschlossen.

Um einen schnellen Zugriff auf die jüngsten Archivbelege zu gewährleisten, werden diese Datensätze zunächst auf der Harddisk des Archiv-Servers abgelegt. Innerhalb eines definierten Zeitraumes werden diese Daten von der Festplatte des Archiv-Servers auf CD kopiert und in die vorhandene Jukebox eingespielt.

Der ordnungsgemäße Archivierungsprozeß wird durch die, unter MFDWin® verfügbaren, Prüfläufe kontrolliert. Hierbei werden u.a. fehlende Eingabedaten, wie z.B. den Namen des Kfz-Halters oder versehentlich doppelt erfaßte Belege gefunden. Diese falschen Datensätze werden in einer Liste protokolliert. Der zuständige Mitarbeiter klärt diese Fälle und bereinigt anschließend die MFDWin®-Datenbank.

Im Sinne der Archivklarheit und unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Auflagen für die ordnungsgemäße Archivierung können die Daten unter MFDWin® nicht unbefugt verändert werden. Dies stellt sicher, daß archivierte Belege stets als Nachweis beendeter Verwaltungsgänge herangezogen werden können.

• Diese Projektbeschreibung finden Sie im folgenden PDF-Dokument