Wohnungsbau

PROJEKTBESCHREIBUNG

Rechnungsarchiv der
Wohnungsbaugesellschaft Hohenschönhausen mbH (HOWOGE)

Die HOWOGE hat die Aufgabe, gesellschaftseigene Gebäude und die entsprechend zugehörigen Außenanlagen zu verwalten. Um die mit diesem Verwaltungsaufwand verbunden Kosten zu dämpfen, entschloß man sich, die anfallenden Eingangsrechnungen elektronisch zu archivieren und damit eine Reduktion der Raum- und Sachmittelkosten, die zur platzaufwendigen Papierarchivierung aufgewendet werden müßten, zu erreichen. Ein weiterer Vorteil besteht in der Freisetzung von Arbeitskraftressourcen, die bisher durch Wege- und Suchzeiten gebunden waren.

Die durch die Fa. SCHNEIDER Mikrocomputertechnik GmbH gelieferte Retrievalsoftware MFDWin® ermöglicht den zugriffsberechtigten Mitarbeitern der HOWOGE einen problemlosen Zugriff auf die bereits archivierten Belege aufgrund der Eingabe im Vorfeld individuell definierter Suchbegriffe. Unter MFDWin® wird die Zugriffsberechtigung für den einzelnen Benutzer in der MFDWin32 Benutzerverwaltung geregelt. Prinzipiell ist die Veränderung der archivierten Belege im Hinblick auf eine Archivklarheit nicht möglich.

Zeitgleich mit der Einführung von MFDWin® wurden interne Arbeitsabläufe der HOWOGE optimiert, um eine problemlose Archivierung der ca. 200.000 Eingangsrechnungen pro Jahr zu gewährleisten. So werden die Belegdaten wie bisher im HOST-Rechner, dem GES-System, erfaßt und der Rechnungsbetrag nach der Prüfung in der entsprechenden Fachabteilung zur Zahlung angewiesen. Eine Neuerung ist die eindeutige Kennzeichnung der Rechnung durch einen CODE 39 Barcode, der in Klarschrift die 7-stellige Rechnungsnummer enthält, die automatisch vom HOST-Rechner vergeben wird. Diese Barcodenummer wird direkt nach der Erfassung im GES-System auf Anforderung ausgedruckt, auf die Rechnung geklebt und beim späteren Scannen automatisch erkannt. Dies macht eine manuelle Erfassung der Rechnungsnummer am Scan-Arbeitsplatz des externen Dienstleisters MikroUnivers, Berlin, überflüssig, wodurch die Fehlerrate minimiert wird. Die beim Scannen entstandenen Imagedatensätze werden von MikroUnivers auf CD-Rom gespeichert, in den Archiv-Server der HOWOGE eingespielt und in die MFDWin-Datenbank übernommen. Hier werden sie mit den Daten der Suchbegriffe, die ein von SCHNEIDER entwickeltes intelligentes Abgleichprogramm aus den bei der Erfassung entstandenen Daten im GES-System extrahiert und in die MFDWin-Datenbank importiert. Die GES-Daten werden innerhalb von MFDWin mit den Bildinformationen aufgrund der identischen Rechnungsnummer, die beide Datensatzteile kennzeichnet, zusammengeführt. Die archivierten Belege können nun problemlos gesucht, angezeigt und auf Wunsch ausgedruckt werden.

Die Funktionalität des Systems kann durch verschiedene Prüfläufe unter MFDWin® kontrolliert werden. Die Ergebnisse der Prüfung werden in einer Liste dokumentiert. Anhand dieser Prüfliste wird eine eventuell erforderliche Fehlerkorrektur durchgeführt.

Aufgrund der positiven Erfahrungen der HOWOGE im Umgang mit MFDWin® wurde das Archivierungskonzept für den Bereich Eingangsrechnungen auch auf den neu hinzugekommenen Unternehmenszweig "Wohnungsbaugesellschaft Lichtenberg" übertragen und auf die Archivierung von digital vorliegenden Informationen aus der AS/400 erweitert.

• Diese Projektbeschreibung finden Sie im folgenden PDF-Dokument